Zásady ochrany osobních údajů

Ochranu osobních údajů bereme vážně. V tomto dokumentu vysvětlujeme, jak jsou osobní údaje zpracovávány při používání webu a služby Chytrá místenka.

1. Kdo službu provozuje

Provozovatelem služby Chytrá místenka je:

V některých případech je provozovatel správcem osobních údajů. Při zpracování údajů návštěvníků konkrétních akcí však Chytrá místenka zpravidla vystupuje pouze jako zpracovatel osobních údajů pro pořadatele dané akce. Toto rozlišení podrobně vysvětlujeme níže.

2. Návštěvníci webu a zájemci o Chytrou místenku

Pokud prostřednictvím webu chytramistenka.cz odešlete nezávaznou poptávku nebo nás jiným způsobem kontaktujete ohledně využití služby, můžeme zpracovávat zejména:

• jméno,
• e-mailovou adresu,
• telefonní číslo,
• název organizace,
• informace o plánované akci,
• přibližný počet hostů nebo vstupenek,
• obsah zprávy a navazující komunikaci.

Proč údaje zpracováváme

Údaje používáme za účelem:

• vyřízení vaší poptávky,
• komunikace o službě,
• přípravy nabídky,
• přípravy případné smlouvy,
• ochrany našich práv a řešení případných sporů.

Je-li poptávka činěna přímo osobou, která má zájem uzavřít smlouvu, je právním základem zejména provedení opatření před uzavřením smlouvy.

Pokud jednáte jako kontaktní osoba organizace, obce, spolku, školy nebo jiné právnické osoby, můžeme údaje zpracovávat také na základě našeho oprávněného zájmu na vedení obchodní a smluvní komunikace s danou organizací.

Údaje získáváme zpravidla přímo od vás. Pokud nám vaše kontaktní údaje předala organizace, kterou zastupujete, získali jsme je od ní.

Obsah poptávky — jméno, e-mail, telefon ani text zprávy — nepředáváme společnosti Google ani jiným reklamním nebo analytickým službám.

Měření účinnosti reklamy na webu chytramistenka.cz

Na hlavní doméně chytramistenka.cz (včetně www.chytramistenka.cz) používáme se souhlasem nástroj Google Ads společnosti Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irsko (dále jen „Google“). Účelem je zjistit, kolik nezávazných poptávek pořadatelů přinesly naše reklamní kampaně v Google Ads, a podle toho kampaně vyhodnocovat. Správcem osobních údajů pro tento účel je provozovatel.

Jako úspěšnou konverzi měříme pouze poptávku, která byla skutečně uložena. Samotné načtení stránky ani kliknutí na tlačítko se jako poptávka neměří.

Při měření mohou být Googlu předány zejména:

• online identifikátory uložené v cookies a identifikátor prokliku z reklamy,
• IP adresa a technické informace o prohlížeči a zařízení,
• adresa navštívené stránky a čas návštěvy,
• informace, že došlo k odeslání poptávky, spolu s náhodným identifikátorem, který brání dvojímu započítání.

Googlu nepředáváme jméno, e-mail, telefon, text zprávy ani žádné údaje o rezervacích a vstupenkách. Rozšířené konverze (předávání zahašovaných kontaktních údajů), remarketing ani personalizovanou reklamu nepoužíváme.

Právním základem je váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích). Bez souhlasu se nástroj vůbec nenačte. Souhlas můžete kdykoli odvolat odkazem „Nastavení cookies“ v patičce hlavní stránky nebo na stránce Informace o cookies; odvolání nemá vliv na zákonnost zpracování před ním.

Google ve vztahu k údajům, které při měření sám získává, vystupuje jako samostatný správce podle podmínek Google Ads Controller-Controller Data Protection Terms. Informace o tom, jak Google údaje zpracovává, jsou uvedeny na https://policies.google.com/privacy.

Cookies Google Ads mají platnost nejdéle 90 dní. Záznam o vaší volbě uchováváme ve vašem prohlížeči 12 měsíců. Dobu, po kterou údaje uchovává Google, určují jeho podmínky. Podrobnosti o jednotlivých cookies uvádí dokument Informace o cookies.

Měření se nepoužívá na stránkách konkrétních akcí, v rezervaci, ve vstupenkách, v administraci pořadatele, ve scanneru, v superadministraci ani na ukázkových stránkách dema.

Jak dlouho údaje uchováváme

Pokud ze vzájemné komunikace nevznikne smluvní vztah, údaje z poptávky uchováváme nejdéle 12 měsíců od poslední relevantní komunikace, pokud není delší uchování nutné pro ochranu právních nároků.

Pokud smluvní vztah vznikne, relevantní údaje se dále zpracovávají v rámci zákaznického vztahu podle následující části.

3. Pořadatelé akcí a jejich kontaktní osoby

Při přípravě a provozu akce můžeme zpracovávat zejména:

• jméno a kontaktní údaje pořadatele nebo jeho kontaktní osoby,
• název organizace,
• sídlo nebo adresu,
• IČO,
• údaje o tom, zda pořadatel vystupuje jako fyzická nebo právnická osoba a zda při prodeji jedná jako podnikatel,
• u pořadatele, který je fyzickou osobou a nepodniká, datum narození, které slouží k jeho identifikaci ve smlouvě; nezobrazuje se zákazníkům, na stránce akce ani v administraci pořadatele,
• fakturační a smluvní údaje,
• informace o konkrétní akci,
• informace potřebné k nastavení prodeje vstupenek,
• číslo účtu a IBAN pořadatele,
• podklady k akci,
• grafické materiály, plány sálu a další soubory poskytnuté pořadatelem,
• obsah smluvní a servisní komunikace.

Tyto údaje zpracováváme za účelem uzavření a plnění smlouvy, vytvoření a nastavení rezervačního systému pro konkrétní akci, poskytování technické podpory, fakturace a ochrany právních nároků.

Údaje získáváme zpravidla přímo od pořadatele nebo od osoby, která za pořadatele jedná, například prostřednictvím formuláře podkladů k akci.

Údaje potřebné pro smluvní vztah uchováváme po dobu jeho trvání a následně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků. Údaje, jejichž uchovávání vyžadují účetní, daňové nebo jiné právní předpisy, uchováváme po dobu stanovenou těmito předpisy.

Podklady k akci, které již nejsou potřebné k provozu systému ani k ochraně právních nároků, mažeme nebo anonymizujeme bez zbytečného odkladu po skončení jejich účelu.

4. Návštěvníci akcí a kupující vstupenek

Chytrá místenka umožňuje pořadatelům provozovat online rezervace a prodej vstupenek na jejich akce.

Pokud si prostřednictvím stránky konkrétní akce rezervujete nebo objednáte vstupenku, správcem osobních údajů je zpravidla pořadatel konkrétní akce.

Identifikační a kontaktní údaje pořadatele jsou uvedeny na stránce příslušné akce.

Chytrá místenka v tomto vztahu zpravidla vystupuje jako zpracovatel osobních údajů a údaje zpracovává podle pokynů pořadatele za účelem technického zajištění rezervace, prodeje vstupenek a souvisejících funkcí systému.

Pro tento účel může systém zpracovávat zejména:

• jméno zákazníka,
• e-mailovou adresu,
• vybraná místa nebo typ vstupenky,
• počet vstupenek,
• cenu objednávky,
• variabilní symbol,
• stav objednávky a platby,
• čas vytvoření objednávky,
• informace o stornu objednávky,
• údaje potřebné k vytvoření a ověření elektronické vstupenky,
• informace o použití vstupenky u vstupu,
• obsah transakčních e-mailů souvisejících s objednávkou.

Chytrá místenka tyto údaje nepoužívá k vlastnímu marketingu ani k vytváření marketingových profilů návštěvníků akcí.

Na stránkách konkrétních akcí, v rezervaci, ve vstupenkách, v administraci pořadatele ani ve scanneru se nepoužívají žádné reklamní ani analytické nástroje.

Doba uchování

Doba uchování údajů návštěvníků konkrétní akce se řídí především pokyny pořadatele jako správce osobních údajů.

Není-li s pořadatelem dohodnuto jinak, provozní údaje objednávek a vstupenek budou v systému uchovávány po dobu nezbytnou k zajištění akce a následně nejdéle 12 měsíců po skončení akce. Poté budou vymazány nebo anonymizovány, pokud jejich další uchování není nezbytné z důvodu právního nároku nebo právní povinnosti.

Pořadatel může v souladu s právními předpisy požadovat jejich dřívější odstranění nebo stanovit jinou oprávněnou dobu uchování.

5. E-mailová komunikace

Systém rozesílá zejména:

• potvrzení rezervace,
• platební údaje,
• upomínky k nezaplaceným rezervacím,
• potvrzení storna,
• elektronické vstupenky.

Za tímto účelem se zpracovává zejména e-mailová adresa příjemce, předmět a obsah zprávy, technický stav odeslání a identifikátor zprávy u poskytovatele e-mailové služby.

Tyto informace slouží k zajištění doručení zpráv, řešení případných chyb a doložení komunikace související s objednávkou.

Transakční e-maily související s konkrétní akcí podléhají stejné době uchování jako související objednávka, pokud není delší uchování nezbytné pro ochranu právních nároků.

Po odeslání poptávky z webu chytramistenka.cz systém zasílá zájemci potvrzení o přijetí poptávky a provozovateli oznámení s obsahem poptávky. Tyto e-maily obsahují údaje uvedené v poptávce a uchováváme je nejdéle po stejnou dobu jako samotnou poptávku (část 2).

6. Technické a bezpečnostní údaje

Při používání služby mohou být zpracovávány technické informace nezbytné k jejímu bezpečnému provozu.

Systém může zejména krátkodobě pracovat s IP adresou zařízení za účelem:

• ochrany před nadměrným počtem požadavků,
• prevence zneužití služby,
• zabezpečení webové aplikace.

IP adresy používané přímo aplikací pro omezení počtu požadavků nejsou ukládány do databáze a jsou uchovávány pouze dočasně v provozní paměti systému.

Technické údaje mohou v nezbytném rozsahu vznikat také v infrastruktuře poskytovatelů hostingu a dalších technických služeb.

Poskytovatel hostingu Render chrání provoz aplikace před útoky typu DDoS prostřednictvím sítě společnosti Cloudflare. Požadavky na web včetně IP adresy proto procházejí touto sítí.

Právním základem tohoto zpracování je oprávněný zájem na zajištění bezpečnosti, dostupnosti a řádného fungování služby.

7. Cookies

Služba používá nezbytné technické cookies, zejména pro zabezpečení a fungování přihlášených částí administrace.

Tyto cookies nejsou používány k marketingovému sledování uživatelů.

Na hlavní doméně chytramistenka.cz používáme navíc, pouze s vaším souhlasem, cookies Google Ads pro měření účinnosti reklamy (viz část 2). Na stránkách konkrétních akcí se takové cookies nepoužívají.

Podrobnější informace jsou uvedeny v samostatném dokumentu Informace o cookies.

8. Komu mohou být údaje zpřístupněny

Osobní údaje mohou být v nezbytném rozsahu zpřístupněny poskytovatelům technických služeb, kteří se podílejí na provozu Chytré místenky.

V současnosti jde zejména o poskytovatele:

• serverového hostingu a provozu aplikace,
• databázové infrastruktury,
• e-mailové infrastruktury,
• případně dalších technických služeb nezbytných pro bezpečný provoz systému.

Mezi hlavní používané poskytovatele patří zejména Render, Neon a Resend.

Aktuální seznam subjektů, které se jako zpracovatelé nebo další zpracovatelé mohou podílet na zpracování osobních údajů, je uveden na samostatné stránce Subzpracovatelé.

Pokud na hlavní doméně udělíte souhlas s měřením reklamy, jsou údaje popsané v části 2 předávány také společnosti Google Ireland Limited, která je v tomto rozsahu samostatným správcem. Google není zpracovatelem ani dalším zpracovatelem údajů návštěvníků akcí, proto není uveden na stránce Subzpracovatelé.

Údaje mohou být dále v nezbytném rozsahu zpřístupněny účetním, daňovým nebo právním poradcům a orgánům veřejné moci, pokud tak vyžaduje právní předpis nebo závazné rozhodnutí.

Osobní údaje nejsou prodávány třetím osobám.

9. Předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor

Někteří poskytovatelé technické infrastruktury jsou společnosti se sídlem mimo Evropský hospodářský prostor nebo mohou využívat infrastrukturu mimo Evropský hospodářský prostor.

Pokud při poskytování služby dochází k předání osobních údajů do třetí země, probíhá pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany,
• EU–US Data Privacy Framework, je-li použitelný,
• standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí,
• nebo jiného přípustného mechanismu podle GDPR.

Při měření reklamy na hlavní doméně může Google údaje zpracovávat také prostřednictvím společnosti Google LLC v USA. Google LLC je certifikována v rámci EU–US Data Privacy Framework, předání se tedy opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany, případně o standardní smluvní doložky.

10. Zabezpečení osobních údajů

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření s cílem chránit osobní údaje před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím nebo neoprávněnou změnou.

Používáme zejména:

• šifrovaný přenos prostřednictvím HTTPS,
• oddělení jednotlivých akcí v systému,
• přístup do administračních částí chráněný autentizací,
• bezpečnostní nastavení cookies,
• omezení nadměrného počtu požadavků,
• ochranu proti neoprávněným požadavkům z jiných webů,
• omezení přístupu k administraci a databázi,
• pravidelné aktualizace a kontrolu technického řešení.

Žádný systém však nemůže zaručit absolutní bezpečnost.

11. Vaše práva

Pokud jsme správcem vašich osobních údajů, máte za podmínek GDPR zejména právo:

• získat informace o zpracování svých osobních údajů,
• požádat o přístup ke svým osobním údajům,
• požádat o opravu nepřesných údajů,
• požádat o výmaz údajů,
• požádat o omezení zpracování,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• získat údaje ve strukturovaném a strojově čitelném formátu, pokud jsou splněny podmínky pro přenositelnost,
• kdykoli odvolat souhlas, pokud je zpracování na souhlasu založeno; odvoláním není dotčena zákonnost zpracování před ním,
• podat stížnost u dozorového úřadu.

Dozorovým úřadem v České republice je Úřad pro ochranu osobních údajů.

Pokud Chytrá místenka zpracovává vaše údaje pouze jako zpracovatel pro pořadatele konkrétní akce, je primárním adresátem žádosti příslušný pořadatel. Pokud se obrátíte na Chytrou místenku, žádost předáme nebo pomůžeme pořadateli s jejím vyřízením v rozsahu odpovídajícím naší roli.

12. Automatizované rozhodování

Osobní údaje nejsou používány k automatizovanému individuálnímu rozhodování ani profilování, které by vůči člověku vyvolávalo právní nebo obdobně významné účinky.

Automatické procesy, například zrušení nezaplacené rezervace po uplynutí stanovené doby, představují technické provedení pravidel nastavených pro konkrétní akci, nikoli profilování zákazníka.

13. Povinnost poskytnout údaje

Poskytnutí údajů ve formuláři poptávky je dobrovolné. Bez základních kontaktních údajů však není možné poptávku vyřídit.

Udělení souhlasu s měřením reklamy na hlavní doméně je dobrovolné a jeho odmítnutí nemá žádný vliv na odeslání ani vyřízení poptávky.

Při objednávce vstupenky jsou některé údaje nezbytné k vytvoření objednávky, její správě, platbě a doručení vstupenky. Bez těchto údajů nemusí být možné příslušnou službu poskytnout.

14. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme přiměřeně aktualizovat zejména při změně fungování služby, používaných poskytovatelů nebo právních předpisů.

Aktuální verze bude vždy zveřejněna na webu Chytré místenky s uvedením data účinnosti.

15. Kontakt